Gelir İdaresi Daire Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak düzenlenen e-Fatura, taraflar arasında fatura bilgilerinin güvenli bir biçimde paylaşılmasına olanak sunar ve dijital ortamda kayıt altında tutularak raporlanabilir, gerektiğinde ise ibraz edilebilir. Özetle e-Fatura, kağıt faturanın dijital halidir.

İki tip kullanım vardır, birincisi kanun kapsamında kullanım zorunluluğu olan kişiler ve kurumlardır, ikincisi gönüllü olarak e-Fatura hizmetine geçiş yapmak isteyen gönüllülerdir.

Firmaların dijital ortamda fatura düzenlemesini sağlayan e-Fatura hem işletmelere hem de ekonomiye fayda sağlamaktadır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılan yasal düzenlemeye göre belirlenen fatura içeriğinin dijital ortamda düzenlenmesi olan e-Fatura basılı fatura ile birebir aynı özelliklere sahiptir.

E-Fatura kullanıcısı olan kişiler ve kurumlar, e-Fatura kullanıcısı olan tüm müşterilerine e-Fatura gönderir, e-Fatura kullanıcı olmayan müşterilerine ise e-Arşiv Fatura gönderirler.

E-Fatura sistemine kayıtlı mükelleflerin birbirlerine düzenledikleri e-Faturada, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi halinde e-Faturanın kâğıt çıktısı irsaliye yerine geçer. Söz konusu kâğıt çıktıya “İrsaliye yerine geçer.” ifadesinin yazılması ve kâğıt çıktının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması zorunludur. Ancak bu imkândan yararlanabilmek için e-Faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi gerekir.

E-Fatura mükellefi olmayan kurum ve kuruluşlara e-Fatura kesmeniz mümkün değildir. Ancak siz e-Fatura mükellefiyseniz karşı tarafa e-Arşiv Fatura kesilir. E-Arşiv Fatura ayrı bir belge türü değildir. E-Fatura olmayanlara kesilen e-Fatura’dır.

İrsaliyesi var ise 7 gün içinde faturası kesilmelidir. İrsaliyesi yok ise günlük olarak kesilir.

Öncelikle mali mühür ile hem GİB resmi başvurusu, hem de özel entegratör aktivasyonu alınması gerekir. Aktivasyon işlemleri tamamlandıktan sonra portal giriş şifreleri iletilir ve mali mühür bilgisayara takılmaksızın e-Fatura kesilebilir.

Gönderici kullandığı ticari yazılım ya da GİB\/Özel Entegratör portallerinden fatura oluşturur ve gönderir. Gönderilen faturalar öncelikle GİB sistemlerine iletilir. GİB faturaları şema\/schematron kontrolüne tabi tutar. Herhangi bir hata almayan faturalar GİB sistemlerinden alıcı sistemlerine iletilir. Faturalar alıcı sistemlerine ulaştığında alıcı, başarılı aldığına dair GİB’e sistem yanıtı döner. Böylece gönderici sistemlerinde de faturanın durumu başarılı olarak değişir.